Organize Bir Ofis Tutmak için İpuçları
Toplantılar, konferans görüşmeleri, evrak işleri ve bir büro işi ile gelen diğer her şey arasında, ofislerini temiz ve düzenli tutmak için zamanı olan kim var? Görev göz korkutucu gibi görünse de, temiz ve dağınık bir çalışma alanı sağlamak daha odaklanmış kalmanıza yardımcı olabilir ve aynı zamanda işteyken strese karşı koymanıza yardımcı olabilir. Minimum çaba ile daha düzenli kalmanıza yardımcı olacak bu kullanışlı ipuçlarına ve püf noktalarına bir göz atın.
1. Her şey için bir yer belirleyin. Oldukça kolay görünebilir, fakat ofisinizi organize etmek ve düzenli tutmak için çok önemli bir adımdır - her şeyi koymak için bir yer seçin! Kağıt ve ofis malzemelerinin masaüstünüzde birikmesine izin vermesi yerine, kullandığınız anda öğeleri belirtilen çekmecesine veya kabinine iade edin. İyi bir uygulama, masanızda sadece işinizi düzenli olarak yapmanız gereken malzemeleri bulundurmaktır. Sık kullanamayacağınız diğer sarf malzemeleri, yalnızca gerektiğinde erişim için başka bir yerde saklanmalıdır. Bu durum Çok önemli bir detaydır.
2. Evraklarınızı dosyalayın. Tıpkı sarf malzemeleriniz gibi, evraklarınız da yalnızca o gün çalıştığınız belirli projeler için gerekliyse masaüstünüzde tutulmalıdır. Bu kurala uymak, alanınızı kontrol altında tutmanıza yardımcı olacak ve tüm bu kağıtların ciddi bir baş ağrısı olmasını önleyecektir. İster dosya dolapları, masaüstü düzenleyicileri veya kitaplık şeklinde olsun, sizin için ve birlikte çalıştığınız fiziksel dosya miktarınız için çalışacak bir depolama sistemi oluşturun.
3. Mümkünse kağıt kullanımını azaltın. Kullandığınız kağıt miktarını azaltmak, daha düzenli olmanıza yardımcı olacaktır. Post-It'leri her yere yapıştırmak yerine fikirlerinizi toplamak için Microsoft One Note gibi bir program kullanmayı düşünün. Ayrıca not kağıdını boşa harcamak yerine dizüstü bilgisayara toplantı notları yazmaya başlayabilirsiniz. Çalışma alanınız hakkında ne kadar az kağıt parçanız varsa o kadar iyidir!
4. Hızlı görevleri hemen tamamlayın. Çalışma alanınızda temizlenmesi veya kaldırılması gereken küçük öğelerle karşılaşırsanız, onları fark ettiğiniz anda onlara dikkat edin. Bu küçük şeyleri hemen temizlemek, üzerlerinde kalmanıza yardımcı olur, böylece endişe için asla önemli bir neden olmazlar.
5. Gelen kutunuzu temizleyin. Masaüstünüzden daha fazlasını organize ettiğinizden emin olun! Çok fazla eski e-posta saklamak bunaltıcı olabilir ve bilgisayarınızı da yavaşlatabilir. Şunlara dikkat edin: acil e-postalara hemen yanıt verin; önemli e-postaları uygun şekilde adlandırılmış alt klasörlere ayırmak; ve gerekli olmayan e-postaları hemen silin.
6. Çöplüğü günleri uygulayın. Burada ofisel.com'da hücre sıralarımızın ucunda büyük çöp tenekeleri kurduğumuz üç aylık “çöplük günlerine” katılıyoruz. Bu, çalışanlarımızı masa alanlarını temizlemeye ve daha önemli öğelere yol açmak için kağıt, sarf malzemesi veya gereksiz çöpleri temizlemeye teşvik eder. Çalışanlarınıza eski malzemelerin atılması için kolay bir çıkış sağlayarak, genel olarak daha organize bir ofis oluşturma şansınızı büyük ölçüde artıracaksınız.
7. Zamanınızı yönetin. Zamanınızı düzenlemek, ofisinizdeki fiziksel eşyaları düzenlemek kadar önemlidir. Çalışma alanınızı düzenlemek her zaman bir öncelik haline getirilemediğinden, çalışma sürenizi akıllıca kullanmak en iyisidir. Konferans görüşmesi sırasında beklemeye aldınız mı? Gelen kutunuzu toplayın. Normalden daha erken çalışmaya başladın mı? Besleme çekmecenizi süsleyin. Amaçlı olarak erken çalışmaya gelmek veya geç kalmak aslında harika bir fikirdir. Etrafta başka kimse yokken görevde kalmak daha kolay olduğundan, rahatsız olmayacağınızı bildiğinizde kuruluş amaçları için özel zaman ayırmayı deneyin.
8. Ulaşılabilir hedefler belirleyin. Yeni yılınızın daha organize bir çalışma alanı sürdürme kararına başlamadan önce, ulaşılabilir hedefler yaparak kendinizi başarıya hazırladığınızdan emin olun. Başka bir deyişle, aynı anda çok fazla şey almaya çalışmayın. Sizin için rahat bir hızda her seferinde biraz yapın ve çok daha hızlı organize olursunuz. Belki bir gün masanızdaki tüm evrakları dosyalamak istersiniz ve ertesi gün kitap rafınızdaki kitapları alfabetikleştirmeyi seçebilirsiniz. İşleminiz ne olursa olsun, her seferinde bir adım atın.
9. Her gün düzenleyin. Her şeyi yavaşça almanıza yardımcı olsa da, günlük olarak organizasyonel çabalarınızı takip etmek de aynı derecede önemlidir. Bunu yapmanın kolay bir yolu, her günün başında veya sonunda hızlı bir alım yapmaktır. Çalışma alanınızı tarayın ve gevşek uçlara dikkat edin. Kazakınızı sandalyeniz yerine gardıropta tutmaktan, belirlenen çekmecelerine kalem ve kurşun kalem koymaya kadar, her biraz yardımcı olur. Bu küçük çalışma alışkanlıklarına düzenli olarak ayak uydurarak, onların ikinci doğa olacağını hemen anlayacaksınız.
10. Sevdiğiniz kişiselleştirilmiş bir çalışma alanı oluşturun. Alanınızı kişiselleştirmek sadece daha üretken olmanızı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda daha organize olmanıza da ilham verir. Alandan ne kadar çok hoşlanırsanız, onu temiz tutmaktan daha fazla gurur duyacaksınız, organizasyonel çabaları daha az angarya ve daha fazla zevk gibi göreceksiniz.